Rz. 150:
„Für die (Betriebs-)Prüfung ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.“

Im November 2014 gab es den GoBD Erlass vom BMF, in dem die neuen „Spielregeln“ für die Buchhaltung ab 2015 erläutert wurden.

Auch die Finanzverwaltung hat erkannt, dass sich die Technik weiterentwickelt hat und die Digitalisierung sich immer weiter durchsetzt. Die Zusammenhänge innerhalb der Programme aber auch die Schnittstellen zwischen den Programmen werden komplexer und sind durch Cloud, etc. nicht auf den ersten Blick ersichtlich. Wenn man die GoBD in 2 Worten zusammenfassen müsste, wären es für mich: Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. In dem gelebten Prozess, egal ob über eine Software oder händisch, muss gewährleistet sein, dass Daten, die einmal erzeugt wurden, nicht in einer Weise verändert werden können, dass es nicht nachvollziehbar ist. Die Finanzverwaltung möchte verstehen, wie das Unternehmen arbeitet. Es geht darum, welche Prozesse, im Unternehmen anfallen, wer mit dem System arbeitet, incl. Verantwortungsbereiche und wie damit gearbeitet wird, welche Hard- und Software eingesetzt wird, welche Kontrollmechanismen es gibt und welche Abläufe im Unternehmen gelebt werden. Dies alles ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Sie ist also die „Bedienungsanleitung der kaufmännischen Prozesse“ für das Unternehmen.

Rz. 151:

„Für jedes DV-System, in dem steuerrelevante, aufbewahrungspflichtige Daten entstehen oder vorgehalten werden, muss eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.“

Rz. 20:

„Einbezug von Vor- und Nebensystemen, z.B. Warenwirtschaft, Fakturierung, Kassensysteme, etc.“

Rz. 34:

„Eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation muss den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entsprechen und darüber hinaus die aktuellen und historischen Verfahrensinhalte für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisen.“

Rz. 66:

„Es muss ersichtlich sein, wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.“

Buchhaltung ist mehr als das, was beim Steuerberater stattfindet. Die Buchhaltung beginnt weit vorher und endet mit der Vernichtung nach x Jahren. Der Steuerberater ist ein wichtiger Bestandteil aber ohne Unternehmer geht es nicht!

Die Zuständigkeit für das Thema liegt bei jedem Unternehmer selbst, nicht beim Steuerberater!

Eine Mustervorlage ist ausreichend, wenn ich Max Mustermann heiße und in Musterstadt wohne. Jedes Unternehmen ist individuell. Sei es bei der eingesetzten Hard- und Software, bei den Abläufen, dem Internen Kontrollsystem (IKS) oder den Zuständigkeiten im Unternehmen.

Eine Verfahrensdokumentation, die nicht zu den gelebten Abläufen im Unternehmen passt, ist im Zweifel schlimmer als keine Verfahrensdokumentation, denn wenn die Finanzverwaltung sich die Prozesse anschaut und merkt, dass das geschriebene von dem gelebten abweicht, wird alles in Frage gestellt.

Eine Verfahrensdokumentation ist wie Bedienungsanleitung des Unternehmens für die kaufmännischen Prozesse. Diese möchte der Finanzbeamte bei einer Prüfung sehen, weil die Prozesse durch Digitalisierung komplex und nicht auf den ersten Blick erkennbar sind.

Rz. 150:

Für die Prüfung ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.

Ja und nein. Die Erstellung ist eine einmalige Arbeit. Ändern sich relevante Dinge im Unternehmen, die die Verfahrensdokumentation betreffen muss, die Verfahrensdokumentation angepasst werden. Wir erinnern unsere Kunden jährlich an die Aktualisierung und unterstützen bei Bedarf.

Verfahrensdokumentation nach GoBD ist seit 01.01.2015 verpflichtend.

Die Jahre 2015 bis 2017 waren ein „Testzeitraum“ für alle Beteiligten. Selbst die Finanzverwaltung wusste noch nicht, wie man mit dem Thema umgehen soll.

Ab Prüfungszeitraum 2018 wird vermehrt im Rahmen einer Betriebsprüfung nachgefragt. Prüfungszeitraum einer Betriebsprüfung umfasst in der Regel 3 Jahre

1. Sowohl die Finanzverwaltung als auch Steuerberater und Unternehmen mussten erste Erfahrungen sammeln und sich dazu austauschen. Dadurch vergingen ein paar Jahre aber diese Übergangsfrist ist lange vorbei. Mehr als 8 Jahre besteht nun diese Verpflichtung und die Ausrede: „Ich habe davon nichts gewusst“ wird bei der nächsten Betriebsprüfung nicht zählen
2. Die Gastronomie und Hotellerie zählen zu den bargeldintensiven Branchen. Diese sind absolut im Fokus der Finanzverwaltung. Daher ist eine Verfahrensdokumentation nicht nur für die Betriebsprüfung, sondern auch für die Kassennachschau extrem wichtig, die jederzeit und unangekündigt bei bargeldintensiven Betrieben durchgeführt werden kann.
3. Der Betrugsskandal um die manipulierte Kasse von Alfons Schuhbeck ging im Herbst 2022 durch die Presse. Der Generalverdacht des Betrugs der Branche ist dadurch weiter bestärkt worden. Als Gastronom kann ich nur nachweisen, dass ich „sauber“ arbeite, wenn ich alle Abläufe und Prozesse sauber in einer Verfahrensdokumentation beschreibe und das so auch lebe.

Corona ist zwar seit 2020 im Fokus, befreit aber niemanden von der Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Die Corona Hilfen, die vielen Betrieben in der Hotellerie und Gastronomie gezahlt wurden, sind sicher auch ein Grund. Die Finanzverwaltung kann zwar formal prüfen ob für die Anschaffungen, die gefördert wurden, eine Rechnung existiert, aber ob der Sonnenschirm, die Bestuhlung, das Kassensystem, etc. wirklich angeschafft wurde, kann von Seiten des Finanzamts nur geprüft werden, wenn eine Betriebsprüfung im Unternehmen stattfindet. Im Rahmen der Betriebsprüfung wird mit Sicherheit nach der Verfahrensdokumentation gefragt

Eine Verfahrensdokumentation kann nicht rückwirkend erstellt werden

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation schließt kein Unternehmen aus – egal ob Gewinner oder Verlierer der Krise!

„Bei den Gewinnern ist was zu holen.“ Es wird viel Geld benötigt um die umfangreichen Hilfestellungen zu finanzieren!

Die „Verlierer“ haben Unterstützungen erhalten. Wenn der Gastronom eine Überprüfung der Corona Hilfen vom Finanzamt bekommt, wird mit Sicherheit auch nach der Verfahrensdokumentation gefragt.