Einzelaufzeichnungspflicht - Was ist das?
Die Einzelaufzeichnungspflicht ist eine gesetzliche Vorschrift, die im § 146 Absatz 1 der Abgabenordnung und im dazugehörigen Anwendungserlass geregelt ist.
§ 146 AO - Einzelnorm (gesetze-im-internet.de)
§146 Abs. 1 Satz 1 + 2 AO: „Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“
Die GoBD erfordern grundsätzlich die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls – also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnahme in einem Umfang, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts, seiner Entstehung und Abwicklung und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners.
2.1.5 des AEAO zu § 146 AO:
„Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen. Es wird z. B. nicht beanstandet, wenn die Mindestangaben zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls einzeln aufgezeichnet werden, nicht jedoch die Kundendaten, sofern diese nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden. Dies gilt auch, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem eine Kundenerfassung und Kundenverwaltung zulässt, die Kundendaten aber tatsächlich nicht oder nur teilweise erfasst werden. Soweit Aufzeichnungen über Kundendaten aber tatsächlich geführt werden, sind sie aufbewahrungspflichtig, sofern dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen.“
Exkurs Umsatzsteuergesetz:
Außerdem ergibt sich der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht aus den umsatzsteuerlichen Vorschriften, die für alle Unternehmer gelten (§ 22 und § 14 UStG). Hier werden Themen zur Aufzeichnungspflicht und Pflichtangaben auf Rechnungen definiert. Zu diesen Pflichtangaben gehören unter anderem neben dem vollständigen Namen und der Anschrift des Leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die Steuernummer des Leistenden, das Datum, die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 250,00 € gelten Erleichterungen. So kann z.B. aus umsatzsteuerlicher Sicht auf den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden.
Ein wichtiger Bestandteil der Einzelaufzeichnungspflicht ist die Zahlungsart pro Geschäftsvorfall. Im Kassenbuch dürfen nur Barumsätze erfasst werden. Unbare Zahlungen sind separat abzubilden. Werden die Einnahmen im Kassenbuch miterfasst und anschließend wieder nachvollziehbar herausgerechnet, liegt zwar ein formeller Mangel vor, der allerdings außer Betracht bleibt, wenn alles nachvollziehbar ist und die Kassensturzfähigkeit nicht gefährdet ist.
Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen
§146 Abs. 1 Satz 3 + 4 AO: „Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach Satz 1 besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren / Erbringung von Dienstleistungen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Das gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a verwendet.“
Das heißt wenn eine elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird, ist eine Einzelaufzeichnungspflicht immer verpflichtend. Der Name des Kunden ist dabei aber nicht zwingend zu erfassen, wenn er für den Vorgang nicht von Bedeutung ist und nicht durch andere Unterlagen bekannt ist.
Kassendifferenzen:
Lediglich bei der offenen Ladenkasse gibt es unter den oben genannten Voraussetzungen keine Einzelaufzeichnungspflicht. Weitere Ausnahmen gibt es nicht!
Wenn bei einer Dienstleistung der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht, ist stets eine Einzelaufzeichnungspflicht zu führen, z.B. Frisöre. Dies muss nicht zwingend in der elektronischen Kasse passieren. Hat ein Frisör beispielsweise einen Terminkalender, reicht es, wenn er die Namen der Kunden den Buchungen in der Kasse zuordnen kann. Bei zeitnaher, ordnungsgemäßer Erfassung und sauberen Aufzeichnungen sollte das nachvollziehbar und in angemessener Zeit möglich sein.
Man kann sich niemals auf die Einzelaufzeichnungserleichterungen beziehen, wenn tatsächlich Einzelaufzeichnungen geführt werden (Termin-/ Tischreservierung, Lieferdienst, Feierlichkeiten mit Vorbestellungen (Hochzeiten, Beerdigungen, Geburtstage), Hotelumsätze, bei denen die Gästeinformationen bekannt sind, u.v.m.).
Wie der Unternehmer dies in der Praxis umsetzt, bleibt ihm überlassen, wenn es nachvollziehbar ist. Er kann die vorhandenen Daten entweder in der Kasse miterfassen oder die Aufzeichnungen so aufbewahren, dass eine Zuordnung in angemessener Zeit möglich ist.
Fazit:
Wer eine elektronisches Kassensystem nach allen Vorgaben, die sich aus der Kassensicherungsverordnung ergeben, einsetzt ist zur Einzelaufzeichnung verpflichtet, die meisten Vorgaben erledigt dabei allerdings die Software automatisch. Spannend wird es, wenn darüber hinaus entweder Informationen, wie Namen aufzuzeichnen sind, weil Dienstleistungen, wie oben beschrieben werden, erbracht werden oder Informationen wie Namen durch Vorbestellungen oder einen Lieferdienst von Speisen bekannt sind.
Wer hiervon betroffen ist und dies bisher noch nicht umgesetzt hat, sollte sich unbedingt mit dieser Thematik befassen. Bei Fragen steht das Team der Gastrodina GmbH gerne zur Verfügung.
Julian Dielenhein – GASTRODINA GmbH