Zählst du eigentlich täglich dein Bargeld?
Der Bundesfinanzhof hat am 16.12.2016 entschieden, dass die Erstellung eines Zählprotokolls für die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung nicht verpflichtend ist.
Da es die Beweiskraft ungemein stärkt, ist es aber unbedingt zu empfehlen täglich ein Kassenzählprotokoll zu erstellen. Hierdurch kann sehr einfach nachgewiesen werden, dass der Geldbestand am Tagesende sorgsam ermittelt wurde.
!!! Achtung Betriebsprüfung: Darauf musst du dich gefasst machen:
Bei einer Betriebsprüfung musst du dich auf eine Menge Fragen gefasst machen. Denn der Prüfer legt in jedem Fall viel Wert auf einfach nachprüfbare Belege und Buchführungsunterlagen.
Du solltest daher auf Nummer sicher gehen und dein Zählprotokoll immer zur Hand haben. Dieses Protokoll schafft nämlich den Nachweis, dass auch wirklich gezählt wurde. Oder wie willst du sonst nachweisen, dass du täglich den Bargeldbestand abgleichst?
Unser Tipp aus der Praxis:
Führe am besten immer ein Zählprotokoll. Dies vereinfacht die Kommunikation mit dem Betriebsprüfer in jedem Fall. Denn feststeht: Je besser du vorbereitet bist, desto weniger musst du dich vor den Behörden fürchten. Und: Wer einmal negativ auffällt, der wird in Zukunft genauer unter die Lupe genommen.
So füllst du das Zählprotokoll richtig aus:
Ein Zählprotokoll kann händisch oder in der Kassensoftware ausgefüllt werden. Die Form ist am Ende nicht entscheidend. Wichtig ist der Inhalt!
Kassendifferenzen:
Fehler sind menschlich und auch im Bereich der Kassenführung völlig normal. Eine Kasse, die immer stimmt, ist sehr unglaubwürdig. Daher sollte man mit den festgestellten Kassendifferenzen offensiv umgehen und diese in der Kasse erfassen. Der gezählte Geldbetrag ist der entscheidende und bei einer Differenz zu dem errechneten Bestand aus der Kassensoftware, ist dieser errechnete Betrag durch eine Buchung der Kassendifferenz nach oben oder unten anzupassen. Es gilt zu beachten, dass Einnahmen aus Differenzen, Umsatzsteuerpflichtig sind, Ausgaben allerdings nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Wichtig ist dabei, dass das vorgegebene Verfahren intern klar definiert ist und in der Verfahrensdokumentation beschrieben wird.
Wer zählt wann das Geld, wie wird das festgehalten und wie erfasst man die Differenzen im System. Gibt es interne Kontrollen, etc.
Offene Ladenkasse?
Bei einer offenen Ladenkasse ist der gezählte Geldbestand nicht nur ein Nachweis für ordnungsgemäße Buchführung, sondern die Grundlage für die Ermittlung der Einnahme und daher unerlässlich. Man kommt also um ein Zählprotokoll am Ende des Geschäftstags nicht herum. Denn bei einer offenen Ladenkasse werden die Einnahmen folgendermaßen ermittelt:
- Geldbestand am Ende des Tages
- Abzüglich Geldbestand am Anfang des Tages
- Zuzüglich Entnahmen oder getätigte Barausgaben
- Abzüglich Einlagen
- Ergibt die Einnahme des Tages
Spannend wird es bei der offenen Ladenkasse, wenn man mit 2 verschiedenen Steuersätzen arbeitet und von dem ermäßigten Steuersatz profitieren möchte. Beispiel Imbiss: Verkauf von Getränken und Speisen. Getränke unterliegen dem vollen Steuersatz. Speisen dem ermäßigten. Ist keine klare Trennung, z.B. durch 2 verschiedene Kassen möglich, ist auf alle Verkäufe der volle Steuersatz anzuwenden. Das ist für den Unternehmer nachteilig, denn so werden 12% von allen Speisenverkäufen zusätzlich an die Finanzverwaltung als Umsatzsteuer gezahlt.
Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.
Julian Dielenhein – GASTRODINA GmbH