TSE – Gut zu Wissen!
Seit Anfang 2020 sind in Deutschland alle elektronischen Kassen gesetzlich verpflichtet, mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet zu sein. Die letzte Übergangsfrist zur Nachrüstung ist am 31.12.2022 ausgelaufen. Die TSE dient dazu, die Manipulation von Kassendaten zu verhindern und somit Steuerbetrug zu bekämpfen.
Was ist TSE und warum ist es wichtig?
TSE steht für Technische Sicherheitseinrichtung. Es handelt sich dabei um ein Sicherheitsmodul, das ab dem 1. Januar 2020 für alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben ist. Neben dem Sicherheitsmodul, welches gewährleistet, dass die Kasseneingaben protokolliert und nicht unerkannt verändert werden können, gehört das Speichermedium, auf welchem alle Aufzeichnungen gespeichert werden und die digitale Schnittstelle für die Finanzverwaltung (DSFinV-K) zu der TSE. Das Ziel der TSE ist es, manipulationssichere Aufzeichnungen von Kassendaten zu gewährleisten und somit Steuerhinterziehung zu verhindern. TSEs werden von speziellen Zertifizierungsstellen geprüft und zugelassen.
Für wen gilt die TSE?
Die TSE-Pflicht gilt für alle Unternehmer, die elektronische Kassensysteme verwenden. Dazu zählen nicht nur Einzelhändler, sondern auch Dienstleister und Gastronomen.
Existiert eine elektronische Kasse, es ist aber keine Barzahlung möglich, wird keine TSE benötigt.
Dafür sollten sich Unternehmen, die eine Rechnung mit einer Softwarelösung erstellen und wo die Barzahlung im System erfasst wird, unbedingt mit dem Thema TSE befassen. Handelt es sich bei der Erfassung der Barzahlung rein um den Ausgleich des offenen Postens ohne weitere Funktionen im Kassenbuch oder Weitergabe der Informationen, wird keine TSE benötigt. Werden allerdings die Bezahlinformationen an ein Kassenmodul, integriertes Kassenbuch oder eine ähnliche Softwarelösung weitergegeben, ist bei der Rechnungserstellung das Thema TSE unumgänglich. Typische Fälle sind hier Arztpraxen oder Physiotherapien, wo die Bezahlung der Zuzahlung in der Warenwirtschaft verarbeitet wird.
Was passiert bei Verstößen gegen die TSE-Pflicht?
Verstöße gegen die TSE-Pflicht können mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden. Das Bußgeld kann bis zu 25.000 Euro betragen. Außerdem können die Finanzbehörden in solchen Fällen eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vornehmen, was zu erheblichen Nachzahlungen führen kann.
Welche Vorteile bietet die TSE?
Die TSE bietet vor allem Vorteile in puncto Steuerhinterziehungsbekämpfung. Durch manipulationssichere Aufzeichnungen von Kassendaten wird es schwieriger, Umsätze zu verschweigen und somit Steuern zu hinterziehen. Außerdem sorgt die TSE für mehr Transparenz bei Kassenaufzeichnungen und schafft somit mehr Vertrauen bei Kunden, Geschäftspartnern und der Finanzverwaltung.
Wie funktioniert die TSE?
Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, das in das Kassensystem integriert wird. Das Modul erzeugt eine sogenannte Signatur, die jede Transaktion verschlüsselt und somit manipulationssicher macht. Die Signatur wird gespeichert und kann von den Finanzbehörden bei Bedarf ausgelesen werden.
Was sollten Unternehmen beachten?
Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem oder ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, sollten sich unbedingt über die Anforderungen der TSE-Pflicht informieren, wenn noch nicht geschehen und sicherstellen, dass ihre Systeme den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Es ist dringend zu empfehlen, eine TSE von einem zertifizierten Anbieter zu beziehen und darauf zu achten, dass die TSE den Anforderungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entspricht.
Was ändert sich in 2023?
Ab dem 1. Januar 2023 ist die letzte Übergangsfrist ausgelaufen. Jedes Unternehmen, welches eine TSE einsetzen muss, muss dies zum 01.01.2023 geregelt haben.
Was macht die Finanzverwaltung aktuell?
Es wird nun geprüft, ob die TSE auf dem Beleg vorhanden ist. Fehlt der QR-Code oder ist die ausgeschriebene Information nicht auf dem Beleg sichtbar, schaut man sich die Kasse an, denn der Druck der TSE kann bei manchen Kassen unterdrückt werden, es wird aber trotzdem aufgezeichnet. Die Unterdrückung macht zwar aus Umweltaspekten Sinn, um Papier zu sparen, kann aber in der Praxis nicht empfohlen werden, denn man ruft förmlich: „Finanzamt, prüfe mich!“ Das werden die wenigsten Unternehmer wollen.
Ein einfacher Blick auf den Beleg genügt, um zu erkennen, ob eine TSE vorhanden ist oder nicht. Dafür muss keine Betriebsprüfung oder Kassennachschau vor Ort durchgeführt werden. Dadurch schaut nicht nur das Finanzamt genauer hin, sondern ggf. auch der Mitbewerber oder Personen, die einem nicht sehr wohl gesonnen sind.
Liegt bei elektronischen Kassen keine TSE vor, gibt es ein Strafverfahren ohne vorherige Diskussionen. Die Praxis zeigt, dass im ersten Schritt 1.000 Euro Bußgeld festgesetzt werden, wenn keine TSE genutzt wird! Das Geld sollte man sich sparen und in die TSE-Konformität investieren.
Worauf wird zukünftig bei Betriebsprüfungen geachtet?
Bei zukünftigen Betriebsprüfungen bieten die detaillierten, elektronischen Daten, die durch die TSE vorliegen viele Kontrollmöglichkeiten für die Finanzverwaltung. Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist zwingende Voraussetzung!!! Sofortige Erfassung von Bestellungen auf den richtigen Tisch im Restaurant oder Umgang mit Stornos im Unternehmen sind nur zwei Dinge, die an sich nichts mit der TSE zu tun haben, aber sehr deutlich machen, dass durch die TSE die Finanzverwaltung auch Jahre später im Rahmen der Betriebsprüfung noch nachweisen kann, dass nicht ordnungsgemäß gearbeitet wurde.
Es ist nicht mit der Anschaffung einer TSE getan. Die Prozesse im Bereich der Kassenführung müssen hinterfragt, in einer Verfahrensdokumentation protokolliert und ggf. angepasst werden.
Über eine rote Ampel durfte man noch nie fahren. Wurde man nicht erwischt, gab es aber keine Strafe. Ähnlich war es bei der Kassenführung. Viele Dinge, die nicht ordnungsgemäß waren, wurden entweder sofort von der Finanzverwaltung aufgedeckt, oder blieben meist verborgen. Durch die TSE wird nun aber jeder Verstoß aufgezeichnet und ist auch Jahre später noch nachweisbar. Daher ist eine saubere Arbeit, mit klaren Vorgaben und entsprechender Protokollierung unerlässlich.
Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.
Julian Dielenhein – GASTRODINA GmbH